Política de Privacidade

Última atualização: 06 de novembro de 2026

1. Introdução

A Hootspy respeita a privacidade e a proteção dos dados pessoais de seus usuários, clientes e demais pessoas que interagem com os serviços oferecidos por meio de sua plataforma.

Esta Política de Privacidade explica como os dados pessoais são coletados, utilizados, processados, armazenados, compartilhados e excluídos no contexto dos serviços da Hootspy.

A Hootspy é uma plataforma SaaS (Software as a Service) de CRM, atendimento, inteligência artificial e automação de marketing, que permite às empresas gerenciar contatos, conversas, campanhas e jornadas de relacionamento por meio de canais digitais, incluindo a API Oficial do WhatsApp Business Platform e o Instagram.

Esta Política abrange o website, a aplicação web, as integrações, APIs, funcionalidades de inteligência artificial e demais serviços disponibilizados pela Hootspy.

O tratamento de dados pessoais observa a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 — LGPD), outras normas de proteção de dados aplicáveis e as políticas dos serviços integrados.

Identificação da empresa

• Nome comercial: Hootspy
• Razão social: RICO B2B SERVICOS DE INFORMACAO LTDA
• CNPJ: 42.874.705/0001-88
• Website: https://hootspy.com
• Contato para privacidade: ricardo@hootspy.com

2. Responsabilidades no tratamento de dados

A Hootspy poderá atuar como controladora ou operadora de dados pessoais, conforme a natureza e a finalidade de cada tratamento.

2.1. Hootspy como controladora

A Hootspy atua como controladora quando determina as finalidades e os meios de tratamento dos dados relacionados às suas próprias atividades, incluindo:

• Cadastro de usuários e administração de contas.
• Gestão de assinaturas, pagamentos e contratos.
• Atendimento e suporte técnico.
• Comunicações comerciais e institucionais.
• Segurança, auditoria e prevenção de fraudes.
• Melhoria e funcionamento dos serviços.

2.2. Hootspy como operadora

Quando empresas utilizam a Hootspy para administrar contatos, leads, clientes, mensagens e campanhas, a Hootspy atua, em regra, como operadora dos dados pessoais tratados em nome dessas empresas.

Nesses casos, a empresa contratante é a controladora e responsável por determinar as finalidades e bases legais do tratamento, obter as autorizações necessárias e atender às obrigações previstas na legislação.

A Hootspy processa esses dados para prestar os serviços contratados, conforme as instruções legítimas dos clientes, as configurações da plataforma e as obrigações legais aplicáveis.

3. Dados pessoais coletados e processados

A Hootspy poderá coletar e processar diferentes categorias de dados pessoais, de acordo com os serviços utilizados e as permissões concedidas.

3.1. Dados de cadastro

• Nome e sobrenome.
• Endereço de e-mail.
• Número de telefone.
• Nome da empresa e cargo.
• Identificadores de contas e organizações.
• Informações de autenticação e controle de acesso.
• Informações comerciais, contratuais e de faturamento.

3.2. Dados de conversas e atendimento

Por meio das integrações autorizadas, a Hootspy poderá processar:

• Mensagens enviadas e recebidas.
• Histórico de conversas.
• Nomes, números de telefone e identificadores de contatos.
• Imagens, documentos, áudios, vídeos e outros anexos.
• Informações sobre atendimentos e agentes responsáveis.
• Datas, horários e status das mensagens.
• Eventos relacionados à entrega, leitura e resposta de mensagens.

Essas informações são utilizadas para oferecer as funcionalidades de atendimento, CRM, automação e comunicação contratadas.

3.3. Dados provenientes das plataformas da Meta

Por meio das APIs oficiais do WhatsApp Business Platform e do Instagram, a Hootspy poderá acessar e processar dados autorizados, incluindo:

• Identificadores de contas empresariais.
• Identificadores de contas de mensageria e números telefônicos.
• Informações de perfil disponibilizadas pelas APIs.
• Mensagens e interações com contas empresariais.
• Comentários e respostas em publicações, quando autorizados.
• Eventos e metadados relacionados às comunicações.
• Informações de campanhas, referências de anúncios e eventos de conversão.
• Tokens e identificadores técnicos necessários às integrações.

A Hootspy utiliza essas informações somente dentro das finalidades permitidas, das autorizações concedidas e dos termos aplicáveis às plataformas da Meta.

3.4. Dados de CRM e automação de marketing

Conforme as funcionalidades utilizadas pelas empresas clientes, poderão ser processados:

• Dados de identificação e contato.
• Tags, segmentos e atributos personalizados.
• Histórico de interações comerciais.
• Eventos de navegação e comportamento digital.
• Informações sobre campanhas e origem de leads.
• Registros de agendamentos, compras e conversões.
• Informações provenientes de integrações externas.
• Resultados de pesquisas de satisfação.
• Eventos necessários à execução de automações.

3.5. Dados técnicos e de navegação

A Hootspy poderá tratar informações como:

• Endereço IP.
• Tipo de navegador e dispositivo.
• Sistema operacional.
• Data e horário de acesso.
• Páginas visitadas e funcionalidades utilizadas.
• Cookies e identificadores digitais.
• Logs de segurança, acesso e desempenho.

4. Finalidades do tratamento de dados

Os dados pessoais tratados pela Hootspy são utilizados para finalidades legítimas relacionadas à operação dos serviços.

As principais finalidades incluem:

1. Disponibilizar e manter o funcionamento da plataforma.
2. Autenticar usuários e administrar contas.
3. Conectar e gerenciar canais de comunicação autorizados.
4. Processar mensagens e interações comerciais.
5. Executar fluxos de atendimento e automação.
6. Disponibilizar agentes de inteligência artificial.
7. Gerenciar contatos, segmentos e históricos de relacionamento.
8. Executar e mensurar campanhas de marketing.
9. Produzir relatórios operacionais e análises de desempenho.
10. Prestar suporte técnico e atendimento aos clientes.
11. Proteger a plataforma contra acessos indevidos, fraudes e uso abusivo.
12. Cumprir obrigações legais, regulatórias e contratuais.

A Hootspy não comercializa bases de contatos, históricos de conversas ou dados pessoais obtidos por meio das integrações oficiais como produtos independentes.

5. Bases legais para o tratamento

O tratamento de dados pessoais poderá ocorrer com fundamento nas hipóteses legais previstas na LGPD, conforme a finalidade de cada operação.

Entre elas estão:

• Execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato.
• Cumprimento de obrigações legais ou regulatórias.
• Exercício regular de direitos.
• Legítimo interesse, quando juridicamente aplicável e observados os direitos dos titulares.
• Consentimento, quando necessário.

As empresas clientes são responsáveis por identificar as bases legais adequadas para o tratamento dos dados pessoais de seus contatos, leads e consumidores finais.

O uso da plataforma não substitui a obrigação de obter as autorizações exigidas para o envio de comunicações comerciais.

6. Integração com WhatsApp Business Platform e Instagram

A Hootspy oferece integração com os canais oficiais de comunicação da Meta, utilizando suas APIs e mecanismos de autorização.

O acesso às informações é realizado conforme as permissões concedidas pelos administradores das contas empresariais e os recursos disponibilizados pela Meta.

Os dados obtidos dessas integrações poderão ser processados para:

• Enviar e receber mensagens.
• Gerenciar conversas entre empresas e seus contatos.
• Disponibilizar atendimento multiagente.
• Executar chatbots e automações.
• Processar respostas, comentários e interações autorizadas.
• Gerenciar templates e campanhas de mensagens.
• Registrar eventos de entrega, leitura e interação.
• Elaborar relatórios e métricas de atendimento e campanhas.
• Executar funcionalidades de inteligência artificial autorizadas pelo cliente.

A Hootspy não utiliza dados obtidos das plataformas da Meta para finalidades incompatíveis com as permissões concedidas ou com as políticas aplicáveis.

As empresas clientes devem cumprir as regras do WhatsApp Business Platform, do Instagram e demais políticas da Meta, incluindo as exigências relacionadas ao consentimento, às comunicações comerciais e ao respeito às preferências dos destinatários.

O tratamento realizado diretamente pela Meta está sujeito às suas próprias políticas de privacidade.

7. Inteligência artificial e OpenAI

A Hootspy utiliza tecnologias de inteligência artificial para disponibilizar funcionalidades de automação, atendimento e assistência aos seus clientes.

Atualmente, a plataforma utiliza serviços da OpenAI como provedora de inteligência artificial.

7.1. Finalidades do processamento por IA

As funcionalidades de inteligência artificial poderão ser utilizadas para:

• Interpretar mensagens recebidas.
• Gerar respostas automatizadas.
• Qualificar e classificar leads.
• Identificar intenções de atendimento.
• Resumir históricos de conversas.
• Extrair informações relevantes para o CRM.
• Auxiliar na execução de fluxos e automações.
• Apoiar o atendimento e o relacionamento com clientes.

7.2. Dados enviados para processamento

Quando uma funcionalidade de inteligência artificial é utilizada, a Hootspy poderá transmitir à OpenAI informações necessárias à execução da tarefa, incluindo:

• Conteúdo de mensagens.
• Contexto e histórico relevante da conversa.
• Instruções configuradas pela empresa cliente.
• Informações de contatos necessárias à personalização do atendimento.
• Outros dados relacionados à solicitação processada.

O volume e a natureza dos dados enviados dependem das funcionalidades ativadas e das configurações realizadas pelas empresas clientes.

7.3. Utilização e retenção pela OpenAI

Segundo as políticas da OpenAI aplicáveis à sua API, os dados enviados não são utilizados, por padrão, para treinar ou melhorar modelos de inteligência artificial, salvo quando houver autorização específica para essa finalidade.

A OpenAI poderá manter registros temporários de processamento para monitoramento de abusos e segurança, normalmente por até 30 dias, ressalvadas exceções legais, de segurança ou decorrentes de funcionalidades com armazenamento persistente.

A retenção de dados de aplicação poderá variar conforme o recurso da API utilizado e as respectivas configurações.

A Hootspy utiliza os serviços de inteligência artificial para executar as funcionalidades disponibilizadas aos clientes, respeitando as finalidades contratadas e as políticas aplicáveis.

Informações sobre o processamento realizado pela OpenAI podem ser consultadas em:

https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data

7.4. Decisões automatizadas

As funcionalidades de inteligência artificial poderão gerar respostas, classificações e recomendações automaticamente.

Quando houver decisões tomadas exclusivamente por meios automatizados que afetem interesses dos titulares, serão observados os direitos previstos na legislação aplicável, incluindo a possibilidade de solicitar revisão, quando cabível.

8. Compartilhamento de dados com fornecedores tecnológicos

Para oferecer seus serviços, a Hootspy utiliza fornecedores de tecnologia que poderão realizar operações de tratamento de dados pessoais, conforme suas funções e os contratos aplicáveis.

8.1. Base44 — Infraestrutura e hospedagem

A Hootspy utiliza a plataforma Base44 para hospedagem, desenvolvimento e operação de sua aplicação SaaS.

A Base44, operada pela Wix.com Ltd., poderá processar e armazenar dados necessários ao funcionamento da aplicação, conforme os serviços utilizados e as condições contratuais aplicáveis.

Documentos de referência:

Política de Privacidade:

https://base44.com/about-us/legal/privacy-policy

Acordo de Processamento de Dados (DPA):

https://base44.com/about-us/legal/dpa

8.2. OpenAI — Inteligência artificial

A OpenAI é utilizada para processar informações necessárias à execução das funcionalidades de inteligência artificial disponibilizadas na plataforma.

O compartilhamento ocorre conforme os recursos utilizados, os contratos aplicáveis e as políticas de proteção de dados da fornecedora.

8.3. Meta Platforms — Canais de comunicação

A Meta fornece as APIs oficiais utilizadas para integração com WhatsApp Business Platform e Instagram.

As informações necessárias à operação desses canais poderão ser transmitidas e processadas pela Meta conforme seus termos, políticas e configurações de integração.

8.4. Outros fornecedores

A Hootspy também poderá utilizar fornecedores especializados em serviços como:

• Armazenamento e infraestrutura.
• Segurança e autenticação.
• Processamento de pagamentos.
• Monitoramento técnico.
• Análise de eventos e desempenho.
• Integrações tecnológicas.

O acesso desses fornecedores aos dados pessoais deverá estar relacionado à prestação dos serviços, observadas as obrigações de confidencialidade, segurança e proteção de dados aplicáveis.

9. Armazenamento e retenção de dados

A Hootspy adota critérios de retenção destinados a limitar o armazenamento de dados pessoais ao período necessário para a prestação dos serviços, ao cumprimento das finalidades de tratamento e às exigências legais.

Os prazos abaixo representam os períodos gerais de retenção aplicáveis à plataforma, respeitadas as exceções legais e contratuais.

Os dados poderão ser excluídos antes desses prazos quando houver solicitação válida do titular ou do controlador, desde que não exista obrigação legal ou fundamento legítimo que justifique sua conservação.

Informações anonimizadas, que não permitam a identificação dos titulares por meios razoáveis, poderão ser conservadas para análises estatísticas e melhorias operacionais.

Os prazos estabelecidos nesta seção não substituem as políticas de retenção de fornecedores externos, que poderão aplicar seus próprios períodos de conservação dentro dos limites legais e contratuais.

10. Exclusão de contas e dados pessoais

A Hootspy disponibiliza um procedimento para solicitação de exclusão de dados pessoais relacionados à plataforma e às integrações utilizadas.

Esse procedimento pode ser utilizado por clientes, usuários da aplicação e pessoas cujos dados tenham sido processados pelos serviços da Hootspy, independentemente de possuírem uma conta de acesso.

10.1. Como solicitar a exclusão

Envie um e-mail para:

ricardo@hootspy.com

Assunto: Solicitação de Exclusão de Dados — Hootspy

A mensagem deverá conter as informações necessárias para localizar os dados relacionados à solicitação, como:

• Nome do solicitante.
• E-mail ou telefone associado aos dados.
• Empresa ou conta relacionada, quando conhecida.
• Descrição dos dados que deseja excluir.

Não é necessário enviar senhas, tokens de acesso ou documentos pessoais sensíveis no primeiro contato.

10.2. Procedimento de atendimento

Após o recebimento, a Hootspy poderá solicitar informações adicionais estritamente necessárias para verificar a identidade ou a legitimidade do pedido.

A Hootspy buscará confirmar o recebimento da solicitação em até 5 dias úteis.

As solicitações de exclusão cabíveis serão atendidas, em regra, em até 30 dias corridos, ressalvadas as exigências legais, as verificações necessárias e as situações em que a Hootspy dependa de instruções do controlador dos dados.

Quando a solicitação envolver dados controlados por uma empresa cliente, a Hootspy poderá encaminhar ou comunicar a solicitação ao controlador responsável e colaborar com sua execução.

A exclusão poderá abranger, conforme o caso:

• Dados cadastrais.
• Históricos de mensagens.
• Informações de CRM.
• Dados de campanhas e eventos.
• Arquivos associados a contatos.
• Identificadores relacionados às integrações.

Informações cuja conservação seja exigida ou permitida pela legislação poderão permanecer armazenadas de forma restrita pelo período necessário.

Cópias de segurança poderão conservar temporariamente dados previamente excluídos, respeitado o ciclo de retenção de até 90 dias previsto nesta Política.

10.3. Desconexão de integrações da Meta

Os responsáveis pelas contas empresariais poderão revogar permissões concedidas à Hootspy por meio das configurações disponibilizadas pela Meta, quando aplicáveis.

A desconexão de uma conta ou a revogação de permissões poderá interromper funcionalidades integradas.

A revogação da autorização não implica necessariamente a exclusão automática de todos os dados anteriormente processados. Caso seja necessária a exclusão desses dados, o titular ou responsável deverá utilizar o procedimento descrito nesta seção.

A exclusão realizada pela Hootspy não determina a exclusão de informações mantidas independentemente pela Meta ou por outras plataformas de terceiros.

11. Cookies e tecnologias de rastreamento

A Hootspy poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para oferecer funcionalidades, proteger sessões e analisar a utilização de seu website e plataforma.

Essas tecnologias poderão ser utilizadas para:

• Autenticação e manutenção de sessões.
• Segurança e prevenção de fraudes.
• Armazenamento de preferências.
• Análise de utilização e desempenho.
• Mensuração de campanhas.
• Registro de eventos de navegação e conversão.

Cookies essenciais poderão ser utilizados para o funcionamento dos serviços.

Cookies e tecnologias não essenciais estarão sujeitos às exigências legais aplicáveis, incluindo a obtenção de consentimento quando necessário.

Os cookies persistentes controlados pela Hootspy poderão permanecer armazenados por até 12 meses, salvo quando uma finalidade específica e juridicamente justificada exigir prazo diferente.

A Hootspy também disponibiliza recursos que permitem às empresas clientes integrar eventos de seus próprios websites à plataforma. Nesses casos, cabe aos respectivos controladores cumprir as obrigações de informação e obtenção de autorizações necessárias.

12. Segurança da informação

A Hootspy busca adotar medidas técnicas e administrativas adequadas à proteção dos dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, alteração, divulgação ou tratamento indevido.

Essas medidas incluem, conforme a natureza do tratamento:

• Controles de autenticação e autorização.
• Restrição de acesso conforme funções e responsabilidades.
• Proteção de credenciais e tokens de integração.
• Uso de conexões seguras.
• Monitoramento de eventos operacionais e de segurança.
• Gestão de permissões de usuários.
• Procedimentos de resposta a incidentes.
• Utilização de fornecedores tecnológicos sujeitos a obrigações de segurança.

Embora sejam adotadas medidas de proteção, nenhum sistema digital está completamente livre de riscos.

Caso ocorra um incidente de segurança envolvendo dados pessoais, a Hootspy adotará as providências necessárias para investigação, contenção e mitigação dos riscos.

Quando atuar como operadora, comunicará o controlador responsável para viabilizar o cumprimento de suas obrigações.

As comunicações aos titulares e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados serão realizadas quando exigidas pela legislação aplicável.

13. Transferência internacional de dados

Em razão da utilização de infraestrutura em nuvem, APIs de comunicação e serviços de inteligência artificial, determinados dados pessoais poderão ser processados ou armazenados fora do Brasil.

Isso poderá envolver fornecedores internacionais, incluindo Base44, Meta e OpenAI, conforme a arquitetura e os serviços utilizados.

As transferências internacionais deverão observar os mecanismos e requisitos estabelecidos pela LGPD e pelas regulamentações aplicáveis da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Serão consideradas as salvaguardas contratuais e demais medidas necessárias à proteção dos dados pessoais transferidos.

14. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, os titulares de dados pessoais poderão exercer, quando aplicável, os seguintes direitos:

• Confirmar a existência de tratamento de seus dados.
• Solicitar acesso às suas informações.
• Solicitar correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação.
• Solicitar portabilidade, conforme regulamentação aplicável.
• Solicitar eliminação de dados tratados com base no consentimento, respeitadas as exceções legais.
• Obter informações sobre o compartilhamento de dados.
• Revogar consentimentos anteriormente concedidos.
• Opor-se a tratamentos nas hipóteses previstas em lei.
• Solicitar revisão de decisões tomadas exclusivamente por meios automatizados que afetem seus interesses.
• Apresentar petições à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

As solicitações poderão ser encaminhadas para:

ricardo@hootspy.com

Pedidos de confirmação e acesso serão atendidos observando os prazos legais aplicáveis, incluindo o prazo de até 15 dias para o fornecimento de declaração completa, quando cabível.

Quando a Hootspy atuar como operadora, colaborará com a empresa controladora no atendimento dos direitos dos titulares.

15. Responsabilidades dos clientes

As empresas que utilizam a Hootspy são responsáveis pela legalidade do tratamento dos dados pessoais de seus próprios contatos, leads e consumidores finais.

Entre suas responsabilidades estão:

• Coletar e utilizar dados pessoais de forma lícita.
• Disponibilizar avisos e políticas de privacidade adequados.
• Obter consentimentos ou outras autorizações quando exigidos.
• Respeitar solicitações de exclusão e descadastramento.
• Cumprir as políticas das plataformas de comunicação.
• Administrar os acessos concedidos aos seus usuários.
• Evitar práticas abusivas ou não autorizadas de comunicação.
• Respeitar as regras aplicáveis ao tratamento de dados de crianças e adolescentes.

A Hootspy poderá restringir o uso de funcionalidades quando identificar atividades incompatíveis com a legislação, com os termos contratuais ou com as políticas das plataformas integradas.

16. Proteção de dados de crianças e adolescentes

A Hootspy é uma plataforma destinada ao uso empresarial e não direciona seus serviços especificamente a crianças ou adolescentes.

Caso empresas clientes tratem dados pessoais de crianças ou adolescentes por meio da plataforma, deverão observar as exigências legais pertinentes, especialmente o princípio do melhor interesse desses titulares.

A Hootspy poderá adotar medidas para restringir tratamentos inadequados ou incompatíveis com a legislação aplicável.

17. Alterações desta Política

Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada em decorrência de alterações legais, regulatórias, tecnológicas ou operacionais.

A versão vigente estará disponível no website oficial da Hootspy, acompanhada da data de sua última atualização.

Quando necessário, mudanças relevantes poderão ser comunicadas aos usuários ou clientes pelos canais apropriados.

18. Contato e informações legais

Para dúvidas, solicitações de acesso, correção, exclusão ou outras questões relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais, entre em contato com:

HOOTSPY

Razão social: RICO B2B SERVICOS DE INFORMACAO LTDA

CNPJ: 42.874.705/0001-88

Website: https://hootspy.com

E-mail para questões de privacidade e exclusão de dados: ricardo@hootspy.com

A Hootspy está comprometida com a transparência, a proteção dos dados pessoais e a melhoria contínua das práticas de privacidade e segurança relacionadas aos seus serviços.